Gestion des documents
Les documents sont au cœur de l'activité d'un avocat. SmartAvocat centralise tous vos fichiers : pièces du dossier, conclusions, courriers, contrats, pièces adverses. Tout est accessible depuis le dossier concerné.
Importer un document
Depuis un dossier
- Ouvrez le dossier et allez dans l'onglet Documents.
- Cliquez sur Importer ou glissez-déposez vos fichiers directement dans la zone prévue.
- Sélectionnez un ou plusieurs fichiers. Les formats acceptés sont : PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), images (PNG, JPG), et tout autre type de fichier courant.
Import multiple
Vous pouvez importer plusieurs fichiers en une seule fois. Sélectionnez-les tous lors de l'import ou glissez-déposez un ensemble de fichiers.
Conseil : Quand vous recevez un dossier de pièces par email, vous pouvez télécharger les pièces jointes et les glisser-déposer directement dans l'onglet Documents du dossier concerné.
Prévisualisation
SmartAvocat affiche un aperçu des documents directement dans le navigateur, sans avoir à les télécharger :
- PDF : affichage intégral avec navigation entre les pages
- Images : affichage en taille réelle
- Word et Excel : ouverture dans l'éditeur ONLYOFFICE intégré
Cliquez sur un document pour voir son aperçu. Cliquez sur le bouton de téléchargement pour récupérer le fichier original.
Organisation par dossier
Chaque document est rattaché à un dossier. Depuis l'onglet Documents du dossier, vous voyez tous les fichiers associés, triés par date d'import.
Vous pouvez aussi accéder à la vue globale Documents depuis la sidebar pour voir tous les documents de votre cabinet, tout dossier confondu.
Types de documents
Chaque document peut recevoir un type (conclusions, pièce, correspondance, contrat, etc.) et des étiquettes pour faciliter le classement. Consultez la page Types et étiquettes pour plus de détails.
Stockage
Les documents sont stockés sur le fournisseur de stockage configuré pour votre cabinet :
- Cloud SmartAvocat par défaut (inclus dans votre plan)
- Google Drive, OneDrive, NextCloud ou pCloud si vous les avez connectés
Important : Le plan gratuit inclut 500 Mo de stockage. Le plan Pro inclut 20 Go, extensibles par tranches de 10 Go. Surveillez votre consommation dans Paramètres > Abonnement.
Renommer et supprimer
- Renommer : cliquez sur le nom du fichier pour le modifier.
- Supprimer : menu contextuel (trois points) > Supprimer. Le document est envoyé dans la corbeille.
Corbeille et restauration
Quand vous supprimez un document, il n'est pas effacé immédiatement. Il est placé dans une corbeille pendant 30 jours.
Restaurer un document
- Accédez à la corbeille depuis la section Documents.
- Retrouvez le document supprimé.
- Cliquez sur Restaurer. Le document retrouve son emplacement d'origine.
Purge automatique
Les documents en corbeille sont automatiquement supprimés définitivement après 30 jours. Cette purge est exécutée chaque nuit à 3h du matin. Une fois purgé, le document et son fichier ne sont plus récupérables.
Important : Les factures ne peuvent pas être supprimées (obligation légale de conservation de 10 ans). Le bouton de suppression n'est pas disponible pour les documents de type facture.
Conservation des données
SmartAvocat respecte les obligations légales de conservation :
- Factures : conservées 10 ans minimum (non supprimables)
- Documents supprimés : conservés 30 jours en corbeille avant purge définitive
- Fichiers S3 : le fichier physique est conservé pendant toute la durée de la corbeille, puis purgé avec la fiche document
Conseil : Adoptez une convention de nommage cohérente pour vos documents, par exemple : "2026-03-15 - Conclusions en réponse.pdf". Cela facilite le tri et la recherche.