Gestion des documents

Les documents sont au cœur de l'activité d'un avocat. SmartAvocat centralise tous vos fichiers : pièces du dossier, conclusions, courriers, contrats, pièces adverses. Tout est accessible depuis le dossier concerné.

Importer un document

Depuis un dossier

Ouvrez le dossier et allez dans l'onglet Documents.
Cliquez sur Importer ou glissez-déposez vos fichiers directement dans la zone prévue.
Sélectionnez un ou plusieurs fichiers. Les formats acceptés sont : PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), images (PNG, JPG), et tout autre type de fichier courant.

Import multiple

Vous pouvez importer plusieurs fichiers en une seule fois. Sélectionnez-les tous lors de l'import ou glissez-déposez un ensemble de fichiers.

Conseil : Quand vous recevez un dossier de pièces par email, vous pouvez télécharger les pièces jointes et les glisser-déposer directement dans l'onglet Documents du dossier concerné.

Prévisualisation

SmartAvocat affiche un aperçu des documents directement dans le navigateur, sans avoir à les télécharger :

PDF : affichage intégral avec navigation entre les pages
Images : affichage en taille réelle
Word et Excel : ouverture dans l'éditeur ONLYOFFICE intégré

Cliquez sur un document pour voir son aperçu. Cliquez sur le bouton de téléchargement pour récupérer le fichier original.

Organisation par dossier

Chaque document est rattaché à un dossier. Depuis l'onglet Documents du dossier, vous voyez tous les fichiers associés, triés par date d'import.

Vous pouvez aussi accéder à la vue globale Documents depuis la sidebar pour voir tous les documents de votre cabinet, tout dossier confondu.

Partager un document avec le client

Depuis l'onglet Documents d'un dossier, vous pouvez mettre un document à disposition du client sur son portail (menu ⋮ → Partager au client), repérer ce qui est partagé grâce au badge « Partagé au client » et au filtre dédié, puis le retirer à tout moment. Voir Partager des documents avec le client.

Types de documents

Chaque document peut recevoir un type (conclusions, pièce, correspondance, contrat, etc.) et des étiquettes pour faciliter le classement. Consultez la page Types et étiquettes pour plus de détails.

Stockage

Les documents sont stockés sur le fournisseur de stockage configuré pour votre cabinet :

Cloud SmartAvocat par défaut (inclus dans votre plan)
Google Drive, OneDrive, NextCloud ou pCloud si vous les avez connectés

Important : Le plan gratuit inclut 500 Mo de stockage. Le plan Pro inclut 20 Go, extensibles par tranches de 10 Go. Surveillez votre consommation dans Paramètres > Abonnement.

Renommer et supprimer

Renommer : cliquez sur le nom du fichier pour le modifier.
Supprimer : menu contextuel (trois points) > Supprimer. Le document est envoyé dans la corbeille.

Corbeille et restauration

Quand vous supprimez un document, il n'est pas effacé immédiatement : il est déplacé dans une corbeille. Le fichier reste stocké chez votre fournisseur (il continue donc de compter dans votre espace) et le document est entièrement récupérable tant qu'il n'a pas été purgé.

Voir la corbeille

Dans la vue Documents (sidebar), cliquez sur le bouton Corbeille en haut à droite. Le bouton affiche le nombre d'éléments en corbeille. Les documents supprimés y apparaissent en rouge, avec leur date de suppression et le nombre de jours restants avant la purge automatique.

Restaurer un document

Ouvrez la corbeille.
Retrouvez le document supprimé.
Cliquez sur Restaurer. Le document réapparaît immédiatement dans la liste, à son emplacement d'origine.

Supprimer définitivement (vider la corbeille)

Pour récupérer de l'espace de stockage sans attendre la purge automatique :

Dans la corbeille, cliquez sur Supprimer définitivement en face du document.
Une confirmation renforcée s'affiche : vous devez taper le mot SUPPRIMER pour activer le bouton.
Le fichier est alors retiré de votre stockage (S3/MinIO, SharePoint/OneDrive, Google Drive, NextCloud, pCloud) puis la fiche est effacée de la base.

Attention : la suppression définitive est irréversible. Le fichier et la fiche ne sont plus récupérables.

Purge automatique

Les documents laissés en corbeille sont supprimés définitivement au bout de 30 jours (purge nocturne). Le fichier est alors retiré du stockage en même temps que la fiche.

Important : Les factures ne peuvent pas être supprimées (obligation légale de conservation de 10 ans). Le bouton de suppression n'est pas disponible pour les documents de type facture.

Conservation des données

SmartAvocat respecte les obligations légales de conservation :

Factures : conservées 10 ans minimum (non supprimables)
Documents supprimés : conservés en corbeille (récupérables) jusqu'à la purge automatique après 30 jours
Espace de stockage : le fichier physique reste stocké pendant toute la durée de la corbeille ; il n'est libéré qu'à la suppression définitive (manuelle ou automatique)

Conseil : Adoptez une convention de nommage cohérente pour vos documents, par exemple : "2026-03-15 - Conclusions en réponse.pdf". Cela facilite le tri et la recherche.

Synchronisation avec le drive

Si votre cabinet utilise un drive externe (SharePoint/OneDrive, Google Drive…), les documents déposés directement dans le drive (hors de SmartAvocat) peuvent être remontés dans le dossier correspondant :

Scan manuel : depuis l'onglet Documents d'un dossier, la fonction de scan détecte les fichiers présents dans le drive mais pas encore dans SmartAvocat et vous propose de les importer. Les documents déjà présents ne sont plus proposés (plus besoin de les décocher pour éviter les doublons).
Synchronisation automatique quotidienne : chaque nuit, SmartAvocat remonte automatiquement les nouveaux fichiers du drive dans les dossiers. Vous n'avez plus à lancer de scan manuel. Ce comportement est activable/désactivable dans Paramètres → Stockage → « Synchronisation automatique ».
Alerte : lorsque de nouveaux documents sont remontés, une notification vous indique combien et dans combien de dossiers. Un clic ouvre le Journal (piste d'audit), qui liste le détail de ce qui a été synchronisé.

Note : la synchronisation automatique concerne les cabinets ayant adopté l'arborescence de dossiers sur le drive.