Organisations

Les organisations regroupent les personnes morales : entreprises, associations, tribunaux, cabinets d'avocats partenaires, administrations. Chaque organisation peut être liée à des personnes et à des dossiers.

Créer une organisation

1. Allez dans Contacts > Organisations.
2. Cliquez sur Nouvelle organisation.
3. Remplissez les informations disponibles.

Informations de la fiche

• Raison sociale (obligatoire) : le nom officiel de l'organisation
• Type : entreprise, association, administration, tribunal, cabinet d'avocats, etc.
• SIRET : le numéro à 14 chiffres (utile pour la facturation et la vérification). En saisissant un SIRET, SmartAvocat interroge automatiquement le registre national des entreprises (API recherche-entreprises.api.gouv.fr) et pré-remplit la raison sociale, le type d'organisation (mapping de la nature juridique) et l'adresse du siège social.
• Numéro de TVA : si applicable
• Adresse : siège social ou adresse de correspondance. Le champ d'adresse propose une autocomplétion en temps réel grâce à l'API nationale des adresses (api-adresse.data.gouv.fr). Commencez à taper et sélectionnez l'adresse dans la liste.
• Coordonnées :
  • Téléphone principal
  • Email de contact
  • Site web
• Notes : informations complémentaires

Conseil : Pour les entreprises, commencez par saisir le SIRET : SmartAvocat remplira automatiquement la raison sociale, le type et l'adresse. Pour les tribunaux, renseignez le type "Tribunal" et l'adresse complète. Vous pourrez ensuite les sélectionner facilement comme juridiction lors de la création d'un dossier.

Personnes liées

Une organisation peut être liée à des personnes physiques. Par exemple :

• M. Durand, gérant de la SARL Dupont
• Me Martin, avocat au Cabinet Martin & Associés
• Mme Lefebvre, greffière au Tribunal judiciaire de Lyon

Pour lier une personne à une organisation :

1. Ouvrez la fiche de l'organisation.
2. Dans la section Personnes liées, cliquez sur Ajouter.
3. Recherchez la personne ou créez-la.
4. Indiquez le rôle dans l'organisation (gérant, salarié, contact principal...).

Dossiers liés

Comme pour les personnes, la fiche affiche tous les dossiers dans lesquels l'organisation apparaît (en tant que client, adversaire, ou tiers).

Recherche

La recherche d'organisations fonctionne par :

• Raison sociale : recherche en temps réel
• SIRET : recherche exacte
• Type : filtrer par catégorie (entreprises, tribunaux...)

Modifier et supprimer

Les modifications sont enregistrées automatiquement. La suppression n'est possible que si l'organisation n'est liée à aucun dossier actif.

Important : Si vous modifiez la raison sociale d'une organisation, le changement est répercuté dans tous les dossiers et documents. Vérifiez que c'est bien un changement officiel et non une erreur de saisie initiale.

Cas d'usage courants

• Cabinet client : créez l'organisation (SARL, SAS...) et liez-y le dirigeant comme personne de contact.
• Tribunal : créez l'organisation de type "Tribunal" pour la retrouver facilement dans la liste des juridictions.
• Confrère : créez le cabinet adverse comme organisation et liez-y l'avocat adverse comme personne.

Import et export

Importer des organisations

Importez vos entreprises, tribunaux et associations depuis un fichier CSV :

1. Cliquez sur Importer en haut de la liste.
2. Sélectionnez votre fichier CSV.
3. Vérifiez le mapping (nom, type, SIRET, adresse).
4. Validez.

Exporter vos organisations

Cliquez sur Exporter pour télécharger toutes vos organisations au format CSV.

Important : L'export est disponible à tout moment, quel que soit votre plan. Vos données restent les vôtres.