Modèles et génération de documents
SmartAvocat permet de créer des modèles de documents (.docx) avec des champs dynamiques qui sont remplis automatiquement lors de la génération. Conventions d'honoraires, courriers, mises en demeure : vous ne saisissez les informations qu'une seule fois.
Principe
Un modèle est un fichier Word (.docx) contenant des tokens (balises) que SmartAvocat remplace par les données du dossier au moment de la génération. Par exemple :
{client.nom}sera remplacé par "Dupont"{dossier.numero}sera remplacé par "2026-FAM-001"{cabinet.nom}sera remplacé par "Cabinet Martin"
Tokens disponibles
Tokens système (pré-définis)
| Token | Valeur |
|---|---|
{cabinet.nom} |
Nom du cabinet |
{cabinet.adresse} |
Adresse complète |
{cabinet.siret} |
Numéro SIRET |
{cabinet.tva} |
Numéro de TVA |
{dossier.numero} |
Numéro du dossier |
{dossier.intitule} |
Intitulé du dossier |
{dossier.type_droit} |
Type de droit |
{client.civilite} |
M., Mme, etc. |
{client.nom} |
Nom du client |
{client.prenom} |
Prénom du client |
{client.adresse} |
Adresse du client |
{avocat.nom} |
Nom de l'avocat principal |
{date.jour} |
Date du jour (format long) |
Tokens personnalisés
Vous pouvez créer vos propres tokens dans Paramètres > Modèles. Ils seront disponibles dans tous vos modèles.
Conseil : Créez un token personnalisé pour les formules récurrentes, comme votre mention CARPA ou votre formule de politesse habituelle. Vous ne les taperez plus jamais.
Créer un modèle
- Allez dans Documents > Modèles (ou via les Paramètres).
- Cliquez sur Nouveau modèle.
- Donnez un nom au modèle (ex. : "Convention d'honoraires - Divorce").
- Importez un fichier .docx contenant vos tokens.
- Indiquez le type de dossier associé (optionnel).
Pour rédiger le modèle, créez un document Word classique et insérez les tokens entre accolades là où vous voulez que les données soient insérées.
Générer un document
- Depuis un dossier, allez dans l'onglet Documents.
- Cliquez sur Générer à partir d'un modèle.
- Sélectionnez le modèle souhaité.
- SmartAvocat génère le document en remplaçant tous les tokens par les données réelles du dossier.
- Le document généré est ajouté aux documents du dossier.
Vous pouvez ensuite le modifier dans l'éditeur ONLYOFFICE, le télécharger ou l'envoyer par email.
Important : Vérifiez toujours le document généré avant de l'envoyer. Les tokens non renseignés (donnée manquante dans le dossier) apparaissent en l'état, entre accolades.
Bonnes pratiques
- Partez de vos documents existants : vos conventions et courriers actuels sont la meilleure base pour créer vos modèles.
- Testez chaque modèle sur un dossier fictif avant de l'utiliser en réel.
- Gardez des modèles courts et clairs. Il vaut mieux plusieurs modèles simples qu'un seul modèle avec de nombreuses variantes.