Créer un dossier
Le dossier est l'élément central de SmartAvocat. Chaque affaire, chaque client correspond à un dossier qui regroupe contacts, documents, tâches, temps passé et facturation.
Ouvrir un nouveau dossier
- Cliquez sur Dossiers dans la sidebar, puis sur le bouton Nouveau dossier.
- Remplissez les informations demandées (voir ci-dessous).
- Cliquez sur Créer : le dossier est ouvert au statut "Constitution".
Informations du dossier
Numéro de dossier
SmartAvocat génère automatiquement un numéro au format AAAA-TYPE-XXX, par exemple :
- 2026-FAM-001 : premier dossier de droit de la famille en 2026
- 2026-PEN-012 : douzième dossier de droit pénal en 2026
Le préfixe (FAM, PEN, COM...) correspond au type de droit choisi. Le compteur se remet à zéro chaque année.
Conseil : Vous pouvez personnaliser le format de numérotation dans Paramètres > Numérotation.
Type de droit et sous-type
Sélectionnez le domaine juridique du dossier dans la taxonomie à trois niveaux :
- Niveau 1 : domaine (ex. : Droit de la famille)
- Niveau 2 : sous-domaine (ex. : Divorce)
- Niveau 3 : précision (ex. : Divorce par consentement mutuel)
Cette classification vous permettra de filtrer et retrouver vos dossiers facilement.
Intitulé
Donnez un intitulé clair et reconnaissable au dossier. Par exemple :
- "Dupont c/ Martin - Divorce"
- "SARL Boulangerie Duval - Bail commercial"
- "Mme Lefebvre - Succession"
Avocat principal
Désignez l'avocat responsable du dossier. Par défaut, c'est vous. Dans un cabinet avec plusieurs avocats, cette information permet de savoir qui pilote l'affaire.
Parties
Lors de la création, vous pouvez immédiatement ajouter des parties au dossier :
- Client : la personne ou l'organisation que vous représentez
- Adversaire : la partie adverse
- Tiers : notaire, expert, huissier...
- Juridiction : tribunal compétent
Vous pouvez aussi les ajouter après la création du dossier.
Important : SmartAvocat vérifie automatiquement les conflits d'intérêts lorsque vous ajoutez une partie. Si un contact apparaît dans un autre dossier en tant qu'adversaire, une alerte s'affiche.
Aide juridictionnelle
Si le dossier relève de l'aide juridictionnelle, cochez la case correspondante. Le workflow du dossier intégrera alors les étapes spécifiques (demande AJ, décision, etc.).
Après la création
Le dossier s'ouvre sur sa page principale avec les onglets : informations, parties, documents, tâches, temps, facturation et emails. Vous pouvez commencer à travailler immédiatement.
Import et export de dossiers
Importer des dossiers
Vous migrez depuis un autre logiciel ? Importez vos dossiers depuis un fichier CSV :
- Cliquez sur Importer en haut de la liste des dossiers.
- Sélectionnez votre fichier CSV avec les colonnes : numéro, intitulé, type, statut.
- SmartAvocat relie automatiquement les contacts existants par nom.
- Vérifiez le résumé et validez.
Exporter vos dossiers
Cliquez sur Exporter pour télécharger la liste de vos dossiers au format CSV. Vous pouvez exporter à tout moment — vos données vous appartiennent.
Conseil : Si vous quittez SmartAvocat, combinez l'export des dossiers, des contacts et l'export FEC (Paramètres > Exports) pour récupérer l'intégralité de vos données.