Types et étiquettes de documents
Pour retrouver facilement vos documents parmi des centaines de fichiers, SmartAvocat propose un système de types et d'étiquettes. Chaque document peut être classé par catégorie et filtré en un clic.
Types de documents
Le type définit la nature du document. SmartAvocat propose des types pré-définis adaptés à l'activité d'un cabinet d'avocats :
| Type | Exemples |
|---|---|
| Pièce | Pièce du dossier, justificatif, attestation |
| Conclusions | Conclusions, mémoire, note en délibéré |
| Correspondance | Courrier, mise en demeure, lettre RAR |
| Contrat | Convention d'honoraires, bail, contrat de travail |
| Décision | Jugement, ordonnance, arrêt |
| Administratif | Acte de naissance, extrait Kbis, carte d'identité |
| Facturation | Facture, proforma, note de frais |
| Autre | Tout document ne correspondant pas aux catégories ci-dessus |
Attribuer un type
- Lors de l'import du document, sélectionnez le type dans la liste déroulante.
- Si vous n'avez pas choisi de type à l'import, modifiez-le depuis la fiche du document (cliquez sur le document, puis modifiez le champ Type).
Conseil : Prenez l'habitude d'attribuer un type à chaque document dès l'import. Cela ne prend que quelques secondes et facilite énormément la recherche par la suite.
Étiquettes
Les étiquettes ajoutent une couche supplémentaire de classement. Contrairement au type (un seul par document), vous pouvez ajouter plusieurs étiquettes à un même document.
Exemples d'étiquettes utiles :
- "Pièce adverse"
- "Pièce client"
- "À signer"
- "Urgent"
- "Confidentiel"
- "AJ" (aide juridictionnelle)
Ajouter une étiquette
Depuis la fiche du document, cliquez sur Ajouter une étiquette et sélectionnez-en une existante ou créez-en une nouvelle.
Organisation par dossiers
Les documents sont automatiquement organisés en dossiers sur votre espace de stockage en fonction de leur type. Cela signifie que vos fichiers sont classés proprement, que vous utilisiez le Cloud SmartAvocat, Google Drive ou un autre fournisseur.
Filtrage
Dans l'onglet Documents d'un dossier ou dans la vue globale, vous pouvez filtrer par :
- Type : ne voir que les conclusions, ou que les pièces
- Étiquette : ne voir que les documents marqués "Pièce adverse"
- Recherche : taper un mot du nom de fichier
Les filtres sont cumulables : vous pouvez par exemple afficher uniquement les pièces adverses de type "Décision".
Important : Les types et étiquettes sont partagés au niveau du cabinet. Si un collègue ajoute une étiquette "Urgent", elle est visible par tous les membres de l'équipe.
Personnalisation
Vous pouvez créer vos propres types et étiquettes dans Paramètres > Listes personnalisées. Adaptez le classement à votre pratique.