Frais
Les frais représentent les dépenses engagées dans le cadre d'un dossier : déplacements, frais de greffe, copies, débours, timbres fiscaux, etc. SmartAvocat vous permet de les enregistrer, de les catégoriser et de les refacturer à votre client.
Types de frais
| Type | Exemples | TVA habituelle |
|---|---|---|
| Déplacement | Billet de train, péage, kilométrage | 20 % |
| Débours | Frais de greffe, droit de plaidoirie | 0 % (souvent exonéré) |
| Affranchissement | Lettres recommandées, timbres | 20 % |
| Copies et reprographie | Photocopies, impressions | 20 % |
| Frais de justice | Timbre fiscal, consignation | 0 % |
| Divers | Tout autre frais lié au dossier | Variable |
Enregistrer un frais
- Depuis un dossier, allez dans l'onglet Frais (ou Facturation > Frais).
- Cliquez sur Nouveau frais.
- Renseignez :
- Type : sélectionnez dans la liste
- Description : précisez la nature du frais (ex. : "Billet SNCF Paris-Lyon, audience du 20/03")
- Date : la date du frais
- Montant HT : le montant hors taxe
- TVA : le taux applicable (pré-rempli selon le type)
- Refacturable : cochez si ce frais doit être refacturé au client
Conseil : Enregistrez vos frais au fur et à mesure, idéalement le jour même. C'est la meilleure façon de ne rien oublier. Un déplacement non enregistré est un déplacement non facturé.
Refacturation
Les frais marqués comme "refacturables" apparaissent dans la liste des éléments facturables du dossier. Lors de la création d'une proforma :
- Cliquez sur Ajouter des frais.
- Sélectionnez les frais à inclure.
- Ils sont ajoutés comme lignes de la proforma avec leur montant et leur taux de TVA.
Les frais refacturés sont marqués comme tels et ne peuvent pas être ajoutés une seconde fois.
Frais non refacturables
Certains frais ne sont pas refacturés au client (frais internes, par exemple). Ils restent enregistrés dans le dossier pour votre suivi de rentabilité, mais n'apparaissent pas dans les proformas.
Vue d'ensemble
La section Facturation > Frais de la sidebar affiche tous les frais de votre cabinet :
- Filtrez par dossier, type, période ou statut (refacturé ou non)
- Le total affiche le montant cumulé des frais sur la période sélectionnée
Important : Les frais impactent la balance du dossier. Un dossier avec beaucoup de frais non refacturés aura une rentabilité plus faible. Consultez la balance du dossier pour suivre l'équilibre financier de vos affaires.
Justificatifs
Vous pouvez joindre un justificatif (photo de ticket, facture du prestataire) à chaque frais. Cliquez sur Ajouter un justificatif et importez le fichier. Il sera stocké avec le frais pour référence.