Relances
SmartAvocat vous aide a recouvrer vos honoraires impayes grace a un systeme de relances en 3 niveaux, automatisable et entierement parametrable.
Les 3 niveaux de relance
| Niveau | Ton | Delai par defaut | Contenu |
|---|---|---|---|
| 1 | Courtoise | J+7 apres echeance | Rappel poli, "sauf erreur de notre part" |
| 2 | Ferme | J+15 | Relance explicite, demande de regularisation sous 8 jours |
| 3 | Mise en demeure | J+30 | Mention des interets de retard et de l'indemnite forfaitaire (40 euros) |
Chaque relance est envoyee par email au client de la facture. L'email est signe au nom de votre cabinet.
Relance manuelle
Vous pouvez envoyer une relance a tout moment sur une facture impayee :
- Allez dans la page facturation d'un dossier, ou dans la liste des factures.
- Cliquez sur le menu d'actions de la facture (trois points).
- Selectionnez Envoyer une relance.
Le systeme envoie automatiquement le prochain niveau (si aucune relance n'a ete envoyee, ce sera le niveau 1).
Relances automatiques
Pour activer l'envoi automatique :
- Allez dans Parametres > Cabinet > Relances automatiques.
- Activez le switch.
- Configurez les delais pour chaque niveau (en jours apres l'echeance).
- Enregistrez.
Une fois activees, les relances sont envoyees chaque matin a 9h. Le systeme :
- Detecte les factures en retard
- Calcule le niveau de relance a envoyer selon les delais configures
- Envoie l'email au client
- Enregistre la relance dans l'historique
Bon a savoir : Les relances montent d'un cran a la fois. Meme si une facture depasse le delai du niveau 3, elle passera d'abord par le niveau 1, puis le 2, puis le 3 (un par cycle).
Historique des relances
L'historique complet des relances envoyees est visible sur la page facturation de chaque dossier :
- Niveau de la relance
- Email du destinataire
- Date d'envoi
Balance agee
La balance agee vous donne une vue d'ensemble de vos impayes, classee par anciennete :
- 0-30 jours : retard recent
- 31-60 jours : retard significatif
- 61-90 jours : retard important
- 90+ jours : creance ancienne
Consultez-la dans Reporting, en bas de page. Elle affiche pour chaque facture : le numero, le client, le montant, le nombre de jours de retard et le nombre de relances envoyees.
Conseil : Combinez la balance agee avec les relances automatiques pour un recouvrement efficace sans effort quotidien. Concentrez votre attention sur les creances en tranche 90+ qui necessitent une action directe.