Factures
La facture est le document officiel que vous envoyez à votre client. Dans SmartAvocat, une facture est générée à partir d'une proforma validée. Elle reçoit un numéro unique, est au format Factur-X et peut être envoyée directement par email.
Créer une facture
La création d'une facture passe par la proforma :
- Préparez votre proforma avec toutes les lignes souhaitées.
- Cliquez sur Convertir en facture.
- SmartAvocat attribue un numéro de facture séquentiel et génère le PDF.
Important : Une fois créée, une facture ne peut plus être modifiée (obligation légale). Si vous devez corriger une erreur, émettez un avoir puis une nouvelle facture.
Numérotation
Les factures sont numérotées automatiquement selon un format séquentiel configurable dans Paramètres > Numérotation. Le format par défaut est :
FA-AAAA-XXXX (ex. : FA-2026-0001)
La numérotation est continue et sans trous, conformément à la réglementation. Vous ne pouvez pas modifier le numéro d'une facture émise.
Format Factur-X
Chaque facture générée par SmartAvocat est au format Factur-X (profil BASIC) :
- Le PDF est au format PDF/A-3, norme d'archivage longue durée.
- Un fichier XML conforme à la norme CII (Cross-Industry Invoice) est embarqué dans le PDF.
- Ce format est conforme à la norme européenne EN 16931.
Cela signifie que vos factures sont lisibles par un humain (le PDF) et par une machine (le XML). C'est une obligation pour la facturation électronique.
Conseil : Vous n'avez rien de spécial à faire pour générer du Factur-X. SmartAvocat le gère automatiquement. Vos factures sont conformes sans effort de votre part.
Envoyer une facture par email
- Depuis la fiche de la facture, cliquez sur Envoyer par email.
- L'email est pré-rempli avec l'adresse du client, un objet standard et le PDF en pièce jointe.
- Vous pouvez personnaliser le message avant l'envoi.
- Cliquez sur Envoyer.
La facture est marquée comme "envoyée" dans SmartAvocat.
Statuts d'une facture
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Facture générée mais pas encore finalisée |
| Émise | Facture finalisée et envoyée |
| Payée partiellement | Un paiement partiel a été enregistré |
| Payée | La facture est intégralement réglée |
| En retard | La date d'échéance est dépassée |
Avoir
Pour annuler totalement ou partiellement une facture :
- Ouvrez la facture.
- Cliquez sur Émettre un avoir.
- Sélectionnez les lignes à annuler (ou toutes).
- L'avoir est généré avec un numéro séquentiel (AV-AAAA-XXXX).
L'avoir restitue le montant dans la balance du dossier.