Factures reçues

SmartAvocat vous permet de gérer les factures que vous recevez de vos fournisseurs : experts, huissiers, prestataires divers. Les factures au format Factur-X sont analysées automatiquement.

Importer une facture reçue

Import manuel

  1. Allez dans Facturation > Factures reçues.
  2. Cliquez sur Importer une facture.
  3. Sélectionnez le fichier PDF.
  4. SmartAvocat analyse le fichier :
    • S'il contient un XML Factur-X, les données sont extraites automatiquement (émetteur, montant, TVA, date, lignes de détail).
    • S'il s'agit d'un PDF classique, les informations doivent être saisies manuellement.

Réception automatique via PDP

Si vous avez configuré un raccordement PDP, les factures reçues sont automatiquement importées dans SmartAvocat. Vous n'avez rien à faire : elles apparaissent dans la liste des factures reçues.

Conseil : Même si un fournisseur vous envoie sa facture par email, importez-la dans SmartAvocat pour centraliser votre suivi et pouvoir la rattacher à un dossier.

Données extraites du XML

Pour les factures Factur-X, SmartAvocat extrait automatiquement :

  • Émetteur : nom, adresse, SIRET, numéro de TVA
  • Numéro de facture du fournisseur
  • Date d'émission et date d'échéance
  • Lignes de facturation : description, quantité, montant unitaire
  • TVA : taux et montants par ligne
  • Total HT, TVA et TTC

Ces informations sont pré-remplies. Vous n'avez qu'à les vérifier.

Lier à un dossier

Chaque facture reçue peut être rattachée à un dossier :

  1. Depuis la fiche de la facture reçue, cliquez sur Lier à un dossier.
  2. Recherchez le dossier concerné.
  3. La facture est associée au dossier.

Cela permet de :

  • Retrouver toutes les factures fournisseur liées à une affaire
  • Enregistrer le montant comme frais sur le dossier (pour refacturation éventuelle)
  • Avoir une vue complète des coûts du dossier

Important : Lier une facture reçue à un dossier ne crée pas automatiquement un frais. Si vous souhaitez refacturer ce montant au client, créez un frais manuellement ou utilisez le bouton Créer un frais à partir de cette facture.

Statuts des factures reçues

Statut Signification
À traiter Facture importée, en attente de vérification
Validée Facture vérifiée et approuvée
Payée Le paiement au fournisseur a été effectué
Rejetée Facture contestée ou en erreur

Recherche et filtrage

Filtrez vos factures reçues par :

  • Fournisseur : retrouvez toutes les factures d'un prestataire
  • Dossier : factures liées à un dossier précis
  • Période : par mois ou par trimestre
  • Statut : à traiter, validées, payées

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