Balance dossier
La balance du dossier est le tableau de bord financier de chaque affaire. Elle vous montre en temps réel l'équilibre entre ce que le client a versé, ce que vous avez facturé et ce qui reste à percevoir.
Accéder à la balance
Depuis un dossier, allez dans l'onglet Facturation. La balance est affichée en haut de la page sous forme de synthèse.
Composition de la balance
La balance s'articule autour de quatre indicateurs :
Provisions reçues
Le total des sommes versées par le client en avance (provisions sur honoraires). Ce montant diminue au fur et à mesure que les factures sont émises.
Montant facturé
Le total de toutes les factures émises sur le dossier (HT et TTC). Ce montant inclut les honoraires et les frais refacturés.
Montant encaissé
Le total des paiements effectivement reçus. Ce montant peut différer du montant facturé si des factures ne sont pas encore réglées.
Solde
La différence entre les provisions reçues + encaissements et le montant facturé. Un solde positif signifie que le client est en avance (il a versé plus que ce qui a été facturé). Un solde négatif signifie qu'il reste un montant à percevoir.
Conseil : Consultez la balance avant chaque rendez-vous client. Cela vous permet de faire le point sur la situation financière du dossier et d'aborder sereinement la question des honoraires.
Budget prévisionnel
Vous pouvez définir un budget prévisionnel pour chaque dossier :
- Dans l'onglet Facturation du dossier, cliquez sur Définir le budget.
- Indiquez le montant total prévu pour le dossier (ex. : convention d'honoraires de 3 000 EUR HT).
La balance affiche alors une jauge de progression : vous voyez immédiatement où vous en êtes par rapport au budget prévu.
Important : Le budget est un indicateur de suivi, pas un plafond. SmartAvocat ne vous empêche pas de facturer au-delà du budget, mais vous en avertit.
Indicateurs visuels
La balance utilise un code couleur pour vous alerter :
| Couleur | Signification |
|---|---|
| Vert | Situation saine, le client est à jour |
| Orange | Attention, factures en attente de paiement |
| Rouge | Factures en retard ou dépassement de budget |
Vue cabinet
Depuis la section Facturation de la sidebar, vous pouvez consulter la balance globale de votre cabinet :
- Total des provisions en cours
- Total des factures non réglées
- Total des encaissements du mois
Cette vue d'ensemble vous donne la santé financière de votre cabinet en un coup d'œil.
Lien avec les autres sections
La balance intègre automatiquement :
- Les proformas converties en factures
- Les encaissements enregistrés
- Les frais refacturés
- Le temps converti en honoraires