Fonctionnalités du portail client

Le portail client offre à vos clients un espace complet pour suivre leur dossier. Il est organisé en 8 onglets, chacun couvrant un aspect de la relation avocat-client.

Les 8 onglets du portail

1. Informations

Le client voit les informations générales de son dossier :

• Numéro et intitulé du dossier
• Type de droit
• Statut actuel (constitution, en cours, clos...)
• Avocat principal

C'est la page d'accueil du portail. Le client sait immédiatement où en est son affaire.

2. Documents

Le client peut :

• Consulter les documents que vous avez partagés (conclusions, courriers, décisions)
• Télécharger les fichiers
• Déposer des documents (pièces justificatives, photos, scans)

Les documents déposés par le client apparaissent dans l'onglet Documents de votre dossier avec une mention "Déposé par le client". Vous pouvez les valider ou les refuser (avec motif) directement depuis cette vue.

Côté cabinet, un badge « Partagé au client » et un filtre dédié vous montrent en un coup d'œil ce qui est visible sur le portail.

Dépôts libres de pièces par le client

Au-delà des documents que vous demandez explicitement (checklist), le client peut déposer des pièces de sa propre initiative depuis l'onglet « À transmettre » de son portail (zone « Ajouter des pièces »). C'est utile quand il souhaite vous communiquer un document que vous n'aviez pas encore réclamé.

Ces dépôts sont cadrés pour éviter les envois désordonnés :

• Nombre de fichiers par envoi et taille maximale par fichier sont limités (valeurs par défaut : 5 fichiers, 20 Mo). Ces limites sont globales et réglables par le superadmin (Maintenance → « Dépôts portail — limites globales »).
• Un plafond de pièces en attente de validation par dossier évite qu'un client sature le dossier tant que vous n'avez pas traité ses envois.
• Le client peut joindre un court message de contexte à son dépôt.

Chaque pièce ainsi déposée arrive avec le statut « Dépôt client — à valider » dans l'onglet Documents du dossier. Deux actions :

• Valider : la pièce est conservée dans le dossier.
• Rejeter (avec motif) : la pièce est supprimée définitivement (fichier compris, pour ne garder que l'essentiel), mais une trace écrite du refus est conservée — visible côté cabinet (Journal du dossier) et côté client (dans son portail). Le client sait ainsi que la pièce a été refusée et pourquoi.

Réglage cabinet : vous pouvez désactiver les dépôts libres pour votre cabinet dans Paramètres → Stockage → « Autoriser les dépôts libres » (activé par défaut).

Conseil : Partagez uniquement les documents que le client a besoin de voir. Les documents internes (notes de travail, recherches) n'ont pas vocation à être visibles sur le portail.

Pour tout savoir sur le partage dans les deux sens, la mise à disposition, le retrait et les demandes de pièces, consultez Partager des documents avec le client.

3. Checklist

Une liste de pièces à fournir par le client. Vous définissez les éléments attendus, et le client les coche au fur et à mesure :

• Copie de la carte d'identité
• Justificatif de domicile
• Dernier avis d'imposition
• etc.

Quand le client coche un élément et dépose le document correspondant, vous êtes notifié.

4. Signatures

Les documents en attente de signature apparaissent ici. Le client peut les consulter et les signer directement, avec vérification OTP.

5. Messages

Un espace de messagerie dédié au dossier. Le client peut :

• Envoyer un message à son avocat
• Recevoir des réponses
• Consulter l'historique des échanges

C'est plus pratique que l'email pour les échanges liés au dossier : tout est centralisé et tracé.

Important : Les messages du portail sont différents des emails. Ils restent dans SmartAvocat et ne transitent pas par la messagerie du client. Un email de notification prévient le client quand il a un nouveau message.

6. Factures

Le client voit la liste des factures émises à son nom :

• Numéro et date de la facture
• Montant TTC et reste dû
• Statut : à payer, payée, en retard
• Téléchargement du PDF de la facture directement depuis le portail (le PDF est généré à la demande, toujours à jour)

7. Paiements

Si cette fonctionnalité est activée, le client peut payer ses factures en ligne directement depuis le portail. Le paiement est sécurisé par Stancer (CB ou virement).

L'encaissement est automatiquement enregistré dans SmartAvocat.

8. Historique

Un journal chronologique de toutes les actions liées au dossier visibles par le client :

• Documents ajoutés ou partagés
• Changements de statut
• Factures émises
• Messages échangés

Notifications

Le client reçoit un email de notification quand :

• Son accès à l'espace client est activé (email d'invitation)
• Un document est mis à sa disposition
• Une facture est émise
• Un nouveau message lui est envoyé (si la messagerie du portail est activée)
• Une pièce est en attente de signature
• Une pièce demandée n'a pas été déposée (rappels automatiques)

Note : L'envoi de ces emails au client dépend du réglage cabinet « Notifier les clients par email » (Paramètres → Modèles de demandes), activé par défaut. Les emails ne sont envoyés qu'aux clients disposant d'un accès portail actif et d'une adresse email renseignée.

Conseil : Le portail client réduit significativement les appels et emails de suivi. Quand un client vous demande "où en est mon dossier ?", orientez-le vers son portail. Il y trouvera toute l'information à jour.