Fonctionnalités du portail client
Le portail client offre à vos clients un espace complet pour suivre leur dossier. Il est organisé en 8 onglets, chacun couvrant un aspect de la relation avocat-client.
Les 8 onglets du portail
1. Informations
Le client voit les informations générales de son dossier :
- Numéro et intitulé du dossier
- Type de droit
- Statut actuel (constitution, en cours, clos...)
- Avocat principal
C'est la page d'accueil du portail. Le client sait immédiatement où en est son affaire.
2. Documents
Le client peut :
- Consulter les documents que vous avez partagés (conclusions, courriers, décisions)
- Télécharger les fichiers
- Déposer des documents (pièces justificatives, photos, scans)
Les documents déposés par le client apparaissent dans l'onglet Documents de votre dossier avec une mention "Déposé par le client".
Conseil : Partagez uniquement les documents que le client a besoin de voir. Les documents internes (notes de travail, recherches) n'ont pas vocation à être visibles sur le portail.
3. Checklist
Une liste de pièces à fournir par le client. Vous définissez les éléments attendus, et le client les coche au fur et à mesure :
- Copie de la carte d'identité
- Justificatif de domicile
- Dernier avis d'imposition
- etc.
Quand le client coche un élément et dépose le document correspondant, vous êtes notifié.
4. Signatures
Les documents en attente de signature apparaissent ici. Le client peut les consulter et les signer directement, avec vérification OTP.
5. Messages
Un espace de messagerie dédié au dossier. Le client peut :
- Envoyer un message à son avocat
- Recevoir des réponses
- Consulter l'historique des échanges
C'est plus pratique que l'email pour les échanges liés au dossier : tout est centralisé et tracé.
Important : Les messages du portail sont différents des emails. Ils restent dans SmartAvocat et ne transitent pas par la messagerie du client. Un email de notification prévient le client quand il a un nouveau message.
6. Factures
Le client voit la liste des factures émises à son nom :
- Numéro et date de la facture
- Montant HT, TVA, TTC
- Statut : émise, payée, en retard
- Lien pour télécharger le PDF
7. Paiements
Si cette fonctionnalité est activée, le client peut payer ses factures en ligne directement depuis le portail. Le paiement est sécurisé par Stancer (CB ou virement).
L'encaissement est automatiquement enregistré dans SmartAvocat.
8. Historique
Un journal chronologique de toutes les actions liées au dossier visibles par le client :
- Documents ajoutés ou partagés
- Changements de statut
- Factures émises
- Messages échangés
Notifications
Le client reçoit un email de notification quand :
- Un nouveau document est partagé
- Un message lui est envoyé
- Une facture est émise
- Un document est en attente de signature
Conseil : Le portail client réduit significativement les appels et emails de suivi. Quand un client vous demande "où en est mon dossier ?", orientez-le vers son portail. Il y trouvera toute l'information à jour.