Versioning des documents
SmartAvocat conserve automatiquement un historique des versions de vos documents. Chaque fois qu'un document est modifié via l'éditeur en ligne, la version précédente est sauvegardée. Vous pouvez aussi charger manuellement une nouvelle version d'un fichier existant.
Fonctionnement
Sauvegarde automatique (ONLYOFFICE)
Quand vous modifiez un document dans l'éditeur en ligne (Word, Excel, etc.), SmartAvocat crée automatiquement un snapshot de la version précédente avant chaque sauvegarde. Vous n'avez rien à faire : l'historique se construit tout seul.
Upload manuel d'une nouvelle version
Vous pouvez aussi remplacer un document par une nouvelle version sans perdre l'historique :
- Ouvrez le dossier et allez dans l'onglet Documents.
- Cliquez sur le menu ... du document concerné.
- Sélectionnez Historique des versions.
- Cliquez sur Charger une nouvelle version et sélectionnez votre fichier.
La version précédente est automatiquement conservée dans l'historique.
Consulter l'historique
Pour voir les versions d'un document :
- Ouvrez le menu ... du document.
- Cliquez sur Historique des versions.
Chaque version affiche :
- Numéro de version (v1, v2, v3...)
- Date et heure de création
- Source : Auto-save (sauvegarde ONLYOFFICE) ou Upload manuel
- Auteur : le membre du cabinet qui a fait la modification
- Taille du fichier
Actions sur une version
Pour chaque version, vous pouvez :
- Prévisualiser : ouvrir la version dans un nouvel onglet pour la consulter
- Télécharger : récupérer le fichier de cette version sur votre ordinateur
- Restaurer : remettre cette version comme version courante du document. La version actuelle sera automatiquement sauvegardée avant la restauration
- Supprimer : effacer cette version de l'historique
Rétention et limites
Le nombre de versions conservées par document est configurable par un administrateur du cabinet :
- Allez dans Paramètres > Stockage.
- Dans la section Versioning des documents, ajustez le nombre maximum de versions (entre 1 et 50, par défaut 20).
Quand le nombre de versions dépasse cette limite, les plus anciennes sont automatiquement supprimées.
Conseil : Les versions consomment de l'espace de stockage. Si votre quota est serré, réduisez le nombre de versions conservées ou supprimez manuellement les versions inutiles.
Compatibilité par fournisseur de stockage
Le versioning fonctionne différemment selon votre fournisseur de stockage :
| Fournisseur | Versioning | Détail |
|---|---|---|
| Cloud SmartAvocat (S3) | Complet | Versioning automatique + manuel |
| NextCloud | Complet | Versioning automatique + manuel |
| Google Drive | Natif | Les révisions Google sont affichées dans l'historique |
| Microsoft OneDrive | Natif | Les révisions Microsoft sont affichées dans l'historique |
| pCloud | Non disponible | pCloud ne supporte pas le versioning |
Important : Si vous utilisez pCloud comme fournisseur de stockage, le versioning n'est pas disponible. Un avertissement s'affiche dans les paramètres de stockage et lors de l'édition d'un document. Envisagez de passer au Cloud SmartAvocat pour bénéficier du versioning.
Google Drive et OneDrive
Quand votre cabinet utilise Google Drive ou OneDrive, SmartAvocat affiche directement les révisions natives de ces services dans le panneau d'historique. Vous pouvez les télécharger mais pas les supprimer (la gestion est faite par Google/Microsoft).