Statuts et workflow
Chaque dossier dans SmartAvocat suit un cycle de vie défini par des statuts. Ces statuts vous permettent de savoir instantanément où en est chaque affaire.
Les statuts d'un dossier
| Statut | Signification |
|---|---|
| Constitution | Le dossier vient d'être créé. Vous rassemblez les pièces et les informations. |
| Signature | La convention d'honoraires est en attente de signature. |
| En cours | Le dossier est actif, le travail juridique est en cours. |
| Clos | L'affaire est terminée. Le dossier reste consultable mais n'apparaît plus dans la vue active par défaut. |
| Archivé | Le dossier est archivé. Il ne compte plus dans vos limites de plan. |
| Abandon | Le dossier a été abandonné avant sa conclusion (désistement, client parti...). |
Changer le statut d'un dossier
- Ouvrez le dossier.
- Cliquez sur le badge de statut en haut de la page.
- Sélectionnez le nouveau statut dans la liste.
Le changement est immédiat et visible par tous les membres du cabinet.
Conseil : Utilisez la vue Kanban pour déplacer vos dossiers d'un statut à l'autre par glisser-déposer. C'est plus visuel et plus rapide quand vous faites le point sur vos affaires.
Workflow standard
Le parcours classique d'un dossier est :
- Constitution : création du dossier, ajout du client et des premières pièces.
- Signature : génération et envoi de la convention d'honoraires via le parapheur.
- En cours : travail sur le fond (audiences, conclusions, négociations...).
- Clos : l'affaire est terminée, la dernière facture est émise.
- Archivé (optionnel) : après le délai de conservation souhaité.
Workflow aide juridictionnelle
Si le dossier est marqué comme relevant de l'aide juridictionnelle, des étapes supplémentaires s'ajoutent :
- Constitution : montage du dossier AJ.
- AJ - Demande envoyée : la demande est déposée au bureau d'aide juridictionnelle.
- AJ - Décision reçue : la décision (totale, partielle ou rejet) est enregistrée.
- Signature : convention d'honoraires adaptée au régime AJ.
- En cours, puis Clos comme pour un dossier classique.
Important : Le statut d'un dossier n'empêche jamais l'accès aux documents ou aux informations. Même un dossier archivé reste consultable. Seules les actions de modification sont restreintes sur les dossiers archivés.
Historique des changements
Chaque changement de statut est enregistré avec la date et l'utilisateur qui l'a effectué. Vous retrouvez cet historique dans l'onglet du dossier, ce qui vous permet de reconstituer la chronologie de l'affaire.