Personnes

Les fiches de personnes physiques constituent votre carnet d'adresses dans SmartAvocat. Clients, adversaires, confrères, magistrats, experts : chaque personne avec laquelle vous interagissez peut avoir sa fiche.

Créer une personne

  1. Allez dans Contacts > Personnes.
  2. Cliquez sur Nouvelle personne.
  3. Remplissez les informations disponibles.

Informations de la fiche

  • Civilité : M., Mme, Me, Dr, etc.
  • Nom et prénom (obligatoires)
  • Date de naissance : utile pour la vérification des conflits d'intérêts
  • Adresse postale : rue, code postal, ville, pays. Le champ propose une autocomplétion en temps réel via l'API nationale des adresses (api-adresse.data.gouv.fr).
  • Coordonnées :
    • Téléphone fixe et mobile
    • Adresse email (une ou plusieurs)
    • Fax (si applicable)
  • Profession et employeur
  • Notes : champ libre pour toute information utile

Conseil : Même si seuls le nom et le prénom sont obligatoires, complétez au maximum les fiches de vos clients. Ces informations sont réutilisées dans les documents générés, les factures et les courriers.

Dossiers liés

La section Dossiers de la fiche affiche tous les dossiers dans lesquels cette personne apparaît, avec son rôle dans chacun (client, adversaire, tiers). Cela vous donne une vue complète de votre historique avec ce contact.

Recherche et filtrage

La liste des personnes est filtrable par :

  • Nom ou prénom : recherche en temps réel
  • Rôle : ne voir que les clients, ou que les adversaires
  • Dossier : trouver les contacts liés à un dossier précis

La recherche rapide (Cmd+K) permet aussi de retrouver une personne depuis n'importe où dans l'application.

Modifier une personne

Ouvrez la fiche de la personne et modifiez directement les champs souhaités. Les modifications sont enregistrées automatiquement et répercutées partout où ce contact apparaît (dossiers, documents générés, etc.).

Supprimer une personne

Pour supprimer une fiche de personne :

  1. Ouvrez la fiche.
  2. Cliquez sur le menu (trois points) puis Supprimer.

Important : Vous ne pouvez pas supprimer une personne qui est liée à un dossier actif. Retirez-la d'abord de tous les dossiers concernés, ou archivez les dossiers.

Bonnes pratiques

  • Évitez les doublons : avant de créer un contact, vérifiez s'il n'existe pas déjà avec la recherche.
  • Mettez à jour les coordonnées : quand un client déménage ou change de numéro, mettez sa fiche à jour. Vos prochains courriers seront corrects.
  • Utilisez les notes : notez les préférences de communication du client (préfère être appelé le matin, par exemple).

Import et export

Importer des contacts

Vous pouvez importer vos contacts existants depuis un fichier CSV :

  1. Cliquez sur Importer en haut de la liste.
  2. Sélectionnez votre fichier CSV.
  3. Vérifiez le mapping des colonnes (nom, prénom, email, téléphone, adresse).
  4. Validez l'import.

SmartAvocat détecte automatiquement les doublons par nom et prénom pour éviter les duplications.

Exporter vos contacts

Cliquez sur Exporter pour télécharger la liste complète de vos contacts au format CSV. Ce fichier est compatible avec Excel, Google Sheets, et tout autre logiciel de gestion.

Important : Vos données vous appartiennent. Vous pouvez exporter vos contacts à tout moment, que vous soyez sur le plan gratuit ou Pro.

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