Encaissements

L'enregistrement des paiements reçus est essentiel pour suivre la situation financière de vos dossiers. SmartAvocat vous permet d'enregistrer les encaissements, les provisions et les paiements partiels.

Enregistrer un paiement

1. Depuis une facture, cliquez sur Enregistrer un paiement.
2. Renseignez :
   • Montant : le montant reçu (pré-rempli avec le solde restant)
   • Date : la date de réception du paiement
   • Mode de paiement : virement, chèque, CB, espèces, CARPA
   • Référence : numéro de chèque, référence de virement (optionnel)
3. Cliquez sur Valider.

La facture est automatiquement mise à jour :

• Payée si le montant couvre l'intégralité
• Payée partiellement si un solde reste dû

Conseil : Enregistrez les paiements dès que vous les constatez sur votre relevé bancaire ou dans votre comptabilité CARPA. Un suivi à jour vous évite les relances inutiles et vous donne une vision claire de votre trésorerie.

Provisions

Les provisions sont les sommes versées par le client avant l'émission d'une facture (avance sur honoraires). Elles sont courantes dans l'exercice de la profession d'avocat.

Enregistrer une provision

1. Depuis un dossier, allez dans l'onglet Facturation.
2. Cliquez sur Enregistrer une provision.
3. Indiquez le montant, la date et le mode de paiement.

La provision est créditée sur la balance du dossier et sera imputée automatiquement lors de l'émission des factures.

Paiements partiels

Si un client paie sa facture en plusieurs fois :

1. Enregistrez chaque paiement au fur et à mesure de la réception.
2. SmartAvocat calcule automatiquement le solde restant dû.
3. La facture passe au statut "Payée" uniquement quand le total des paiements atteint le montant de la facture.

Suivi des encaissements

La section Finance > Encaissements de la sidebar affiche, tous dossiers confondus, l'historique des encaissements — une vue transversale pratique pour le suivi comptable :

• Filtrez par période (du / au), type (provision, paiement, remboursement) et mode de paiement (virement, chèque, CB, espèces).
• Les totaux sont affichés en HT et en TTC (le HT est reconstitué au prorata de la TVA de la facture liée — voir la note ci-dessous).
• Chaque ligne indique la date, le dossier, la facture liée le cas échéant, et les montants HT/TTC.
• Un bouton Exporter CSV (compatible Excel) reprend les filtres en cours, pour transmettre à votre comptable.

HT encaissé — précision : un encaissement est de l'argent reçu, donc un montant TTC par nature. Le montant HT affiché est une reconstitution au prorata de la TVA de la facture réglée (exact quand le paiement est rattaché à une facture ; approché pour une provision d'avance non encore imputée). Le TTC, lui, est toujours exact.

Rapprochement

Chaque paiement est lié à une facture (ou à un dossier pour les provisions). Vous pouvez à tout moment consulter :

• Les paiements reçus sur une facture donnée
• Le détail des provisions d'un dossier
• Les factures en attente de paiement

Important : Les encaissements ne sont pas modifiables après validation (pour des raisons de traçabilité comptable). En cas d'erreur, enregistrez un remboursement ou contactez votre administrateur.

Relances

Les factures en retard de paiement sont signalées automatiquement. Vous pouvez configurer des rappels automatiques dans la section Échéancier.