Signature externe

La signature externe permet de faire signer un document par une personne extérieure au cabinet : client, partie adverse, notaire, expert. Le signataire n'a pas besoin de compte SmartAvocat.

Comment ça fonctionne

  1. Vous envoyez un document à signer depuis SmartAvocat.
  2. Le signataire reçoit un email avec un lien sécurisé.
  3. Il clique sur le lien, consulte le document et le signe.
  4. Vous êtes notifié et le document signé est enregistré dans le dossier.

Le signataire n'a besoin que d'une adresse email et d'un navigateur web. Aucun logiciel à installer, aucun compte à créer.

Envoyer un document à la signature

  1. Depuis l'onglet Documents d'un dossier, sélectionnez le document.
  2. Cliquez sur Envoyer à la signature externe.
  3. Ajoutez les signataires :
    • Sélectionnez un contact existant (le client du dossier, par exemple)
    • Ou saisissez un nom et une adresse email
  4. Ajoutez un message d'accompagnement (ex. : "Merci de bien vouloir signer la convention d'honoraires ci-jointe").
  5. Définissez l'ordre de signature si plusieurs signataires sont prévus.
  6. Cliquez sur Envoyer.

Vérification par code OTP

Pour sécuriser la signature, SmartAvocat utilise un code à usage unique (OTP) :

  1. Le signataire clique sur le lien dans l'email.
  2. Un code à 6 chiffres est envoyé à son adresse email.
  3. Il saisit le code pour accéder au document.
  4. Il consulte le document et clique sur Signer.

Cette vérification confirme que c'est bien le destinataire qui signe et pas quelqu'un d'autre.

Important : La signature électronique via SmartAvocat est une signature simple (au sens du règlement eIDAS). Pour les actes nécessitant une signature avancée ou qualifiée (vente immobilière, certains actes notariés), utilisez un prestataire de signature qualifié.

Portail de signature

Le signataire accède à un portail dédié où il peut :

  • Consulter le document en entier (PDF dans le navigateur)
  • Télécharger une copie avant de signer
  • Signer en cliquant sur le bouton de validation
  • Refuser en indiquant un motif

Le portail est aux couleurs de votre cabinet (logo, nom).

Suivi des signatures

Depuis le Parapheur dans la sidebar :

  • En attente : documents envoyés, pas encore signés
  • Signés : documents signés par tous les signataires
  • Refusés : documents rejetés, avec le motif

Vous pouvez aussi envoyer un rappel si un signataire n'a pas encore signé. Cliquez sur le menu du document et sélectionnez Relancer.

Conseil : Si un client vous dit ne pas avoir reçu l'email, demandez-lui de vérifier son dossier spam. Vous pouvez aussi renvoyer l'invitation depuis le parapheur.

Document signé

Une fois signé par tous les signataires, le document est automatiquement :

  • Enregistré dans les documents du dossier avec la mention "Signé"
  • Horodaté avec la date et l'heure de chaque signature
  • Disponible en téléchargement pour toutes les parties

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