Signature externe

La signature externe permet de faire signer un document par une personne extérieure au cabinet : client, partie adverse, notaire, expert. Le signataire n'a pas besoin de compte SmartAvocat — une adresse email et un navigateur suffisent.

Interne ou client ? Le parapheur interne sert aux circuits de validation entre membres du cabinet (voir Signature interne). Pour faire signer un client, utilisez le nouveau flux « Envoyer en signature » décrit ci-dessous : il centralise tout dans un seul email et un seul espace, avec vérification par code OTP obligatoire.

Envoyer en signature (parcours cabinet)

Le point d'entrée unique pour faire signer un client s'appelle « Envoyer en signature ». Il se lance depuis un document du dossier (onglet Documents → menu ⋮ de la ligne, ou depuis la fiche du document).

Le wizard centralise, dans un seul envoi, la convention à signer et — au choix — les pièces et la facture associées. Rien n'est imposé : dans la plupart des cas, ce sera juste une convention à signer.

Les étapes du wizard

  1. Document(s) à signer — sélectionnez la (ou les) pièce(s) à faire signer. Seuls les PDF sont signables ; convertissez d'abord le document si besoin.
  2. Destinataire — choisissez une partie du dossier (avec email) ou saisissez un nom et un email manuellement.
  3. Canal d'envoi :
    • Portail client (recommandé) — le client signe dans son espace, tout est regroupé dans un email unique ;
    • Lien simple (sans portail, /sign) — pour les cabinets qui ne veulent pas de portail, ou pour un destinataire libre.
    • Dans les deux cas : signature vérifiée par code OTP.
  4. Activer le portail à la volée — si le client n'a pas encore d'accès, une case propose de le lui créer automatiquement (proposé, jamais imposé).
  5. Documents joints — ajoutez des pièces à mettre à disposition, chacune marquée :
    • Maintenant : visible dès l'envoi ;
    • Après signature : libérée seulement une fois le document signé.
  6. Documents à demander au client — une petite checklist de pièces à fournir (ex. « Pièce d'identité »), également en maintenant ou après signature.
  7. Facturation (optionnel) — liez un proforma existant : il se transforme en vraie facture à la signature, avec un délai de règlement (« Règlement sous X jours », vide = à réception). Refus ou expiration → aucune facture. La facture directe reste possible depuis l'onglet Facturation.
  8. Date limite + message — puis Envoyer.

Note : Les options « Documents joints », « à demander au client » et « Facturation » ne s'affichent que pour le canal Portail. Le lien simple envoie uniquement le(s) document(s) à signer.

Pour le détail de ce que voit et fait le client, consultez Signer un document depuis votre espace client.

Vérification par code OTP

Pour sécuriser la signature, SmartAvocat utilise un code à usage unique (OTP), obligatoire à chaque acte de signature client :

  1. Le signataire ouvre le document (dans son espace ou via le lien).
  2. Il trace sa signature, puis demande un code à 6 chiffres envoyé à son adresse email.
  3. Il saisit le code et valide Signer.

Ce code de vérification est distinct du code de connexion à l'espace client : il confirme, au moment précis de la signature, que c'est bien le destinataire qui signe.

Important : La signature électronique via SmartAvocat est une signature simple (au sens du règlement eIDAS). Pour les actes nécessitant une signature avancée ou qualifiée (vente immobilière, certains actes notariés), utilisez un prestataire de signature qualifié.

Ce que voit le signataire

Le signataire accède à un espace où il peut :

  • Consulter le document en entier (PDF dans le navigateur) ;
  • Télécharger une copie avant de signer ;
  • voir, si un proforma est lié, la mention « si vous signez, une facture de X sera à régler sous Y jours / à réception » ;
  • Signer (après le code OTP) ou Refuser.

Suivi des signatures

Depuis le Parapheur dans la sidebar :

  • En attente : documents envoyés, pas encore signés
  • Signés : documents signés
  • Refusés : documents rejetés

Vous pouvez envoyer un rappel si un signataire n'a pas encore signé (menu du document → Relancer).

Conseil : Si un client vous dit ne pas avoir reçu l'email, demandez-lui de vérifier son dossier spam. Vous pouvez aussi renvoyer l'invitation depuis le parapheur.

Document signé

Une fois signé, le document est automatiquement :

  • enregistré dans les documents du dossier avec la mention « Signé » ;
  • horodaté (date et heure de signature) ;
  • disponible en téléchargement pour les parties.

À la signature, les pièces marquées « après signature » sont libérées dans l'espace du client, et un éventuel proforma lié devient la facture à régler.

Compatibilité : Les demandes de signature déjà en cours avant la mise en place de « Envoyer en signature » se terminent normalement sous leur ancien lien /sign + OTP. Rien n'est interrompu ni re-routé.

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