Parapheur interne (visa, validation et signature)

Le parapheur interne permet de faire viser, valider ou signer des documents par les membres de votre cabinet avant envoi au client ou à un tiers. C'est un circuit d'approbation simple et tracé — il ne s'agit pas forcément d'une signature : le plus souvent c'est un visa / tampon (approbation sans image).

Deux issues possibles, à ne pas confondre :

  • Valider (viser) — vous approuvez le document sans apposer de signature → statut « Vérifié ». C'est le cas le plus courant (visa interne, bon pour envoi).
  • Signer — vous apposez une signature (image) → statut « Signé », et un PDF signé est généré.

Dans les deux cas, le circuit est tracé (qui, quand, quoi).

Interne ou client ? Le parapheur est désormais réservé aux circuits internes du cabinet (validation entre collaborateurs, avocats, secrétariat). Pour faire signer un client, n'utilisez pas le parapheur interne : passez par le flux « Envoyer en signature » qui centralise tout dans un seul email et applique un code OTP obligatoire. Voir Signature externe et Signer un document depuis votre espace client.

À quoi sert la signature interne ?

Dans un cabinet à plusieurs avocats, certains documents nécessitent une validation avant envoi :

  • Un collaborateur rédige des conclusions, l'associé les valide.
  • Une secrétaire prépare une convention d'honoraires, l'avocat responsable la signe.
  • Un dossier de pièces est monté, un second avocat le relit.

Le parapheur interne remplace les échanges par email du type "tu peux relire et me dire si c'est bon ?". Le circuit est formalisé et l'historique est conservé.

Créer une demande de signature interne

  1. Depuis l'onglet Documents d'un dossier, sélectionnez le document à faire valider.
  2. Cliquez sur Envoyer au parapheur (ou depuis le menu contextuel du document).
  3. Sélectionnez le ou les signataires internes (membres du cabinet).
  4. Ajoutez un message explicatif si nécessaire (ex. : "Merci de relire et valider les conclusions avant envoi").
  5. Définissez un ordre de signature si plusieurs signataires doivent valider séquentiellement.
  6. Cliquez sur Envoyer.

Les signataires désignés reçoivent une notification dans SmartAvocat.

Valider ou refuser

Quand un document vous est soumis :

  1. Vous recevez une notification (dans SmartAvocat et par email).
  2. Cliquez sur la notification pour ouvrir le document dans le parapheur.
  3. Relisez le document (il s'ouvre en prévisualisation).
  4. Choisissez :
    • Approuver : le document est validé. Si d'autres signataires suivent, c'est à leur tour.
    • Refuser : le document est rejeté. Ajoutez un commentaire expliquant ce qui doit être corrigé.

Conseil : Quand vous refusez un document, soyez précis dans votre commentaire. Cela permet à l'auteur de corriger rapidement sans avoir à vous recontacter.

Suivi du parapheur

Depuis la section Parapheur de la sidebar, vous voyez :

  • Les documents en attente de votre signature
  • Les documents que vous avez envoyés et leur statut (en attente, approuvé, refusé)
  • L'historique des validations passées

Workflow multi-signataires

Si un document nécessite plusieurs validations (par exemple, un collaborateur puis un associé) :

  1. Définissez l'ordre de signature lors de la création de la demande.
  2. Le premier signataire reçoit la notification.
  3. Une fois qu'il approuve, le suivant est notifié.
  4. Le document n'est validé que quand tous les signataires ont approuvé.

Important : La signature interne est une validation métier, pas une signature électronique au sens légal. Pour faire signer un document par un client ou un tiers externe, utilisez la signature externe.

Historique

Chaque action sur le parapheur (envoi, approbation, refus) est horodatée et associée à l'utilisateur. Cet historique est conservé dans le dossier pour référence.

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