Signature interne
Le parapheur interne permet de faire valider des documents par les membres de votre cabinet avant envoi au client ou à un tiers. C'est un circuit d'approbation simple et tracé.
À quoi sert la signature interne ?
Dans un cabinet à plusieurs avocats, certains documents nécessitent une validation avant envoi :
- Un collaborateur rédige des conclusions, l'associé les valide.
- Une secrétaire prépare une convention d'honoraires, l'avocat responsable la signe.
- Un dossier de pièces est monté, un second avocat le relit.
Le parapheur interne remplace les échanges par email du type "tu peux relire et me dire si c'est bon ?". Le circuit est formalisé et l'historique est conservé.
Créer une demande de signature interne
- Depuis l'onglet Documents d'un dossier, sélectionnez le document à faire valider.
- Cliquez sur Envoyer au parapheur (ou depuis le menu contextuel du document).
- Sélectionnez le ou les signataires internes (membres du cabinet).
- Ajoutez un message explicatif si nécessaire (ex. : "Merci de relire et valider les conclusions avant envoi").
- Définissez un ordre de signature si plusieurs signataires doivent valider séquentiellement.
- Cliquez sur Envoyer.
Les signataires désignés reçoivent une notification dans SmartAvocat.
Valider ou refuser
Quand un document vous est soumis :
- Vous recevez une notification (dans SmartAvocat et par email).
- Cliquez sur la notification pour ouvrir le document dans le parapheur.
- Relisez le document (il s'ouvre en prévisualisation).
- Choisissez :
- Approuver : le document est validé. Si d'autres signataires suivent, c'est à leur tour.
- Refuser : le document est rejeté. Ajoutez un commentaire expliquant ce qui doit être corrigé.
Conseil : Quand vous refusez un document, soyez précis dans votre commentaire. Cela permet à l'auteur de corriger rapidement sans avoir à vous recontacter.
Suivi du parapheur
Depuis la section Parapheur de la sidebar, vous voyez :
- Les documents en attente de votre signature
- Les documents que vous avez envoyés et leur statut (en attente, approuvé, refusé)
- L'historique des validations passées
Workflow multi-signataires
Si un document nécessite plusieurs validations (par exemple, un collaborateur puis un associé) :
- Définissez l'ordre de signature lors de la création de la demande.
- Le premier signataire reçoit la notification.
- Une fois qu'il approuve, le suivant est notifié.
- Le document n'est validé que quand tous les signataires ont approuvé.
Important : La signature interne est une validation métier, pas une signature électronique au sens légal. Pour faire signer un document par un client ou un tiers externe, utilisez la signature externe.
Historique
Chaque action sur le parapheur (envoi, approbation, refus) est horodatée et associée à l'utilisateur. Cet historique est conservé dans le dossier pour référence.