Partager des documents avec le client

Le portail client permet d'échanger des documents dans les deux sens : le cabinet met des documents à disposition du client, et le client dépose ses pièces. Cette page explique comment partager, retrouver, et retirer un document du portail, ainsi que comment demander des pièces à votre client.

Les deux sens du partage

Sens	Qui agit	Où ça apparaît
Cabinet → client	Vous mettez un document à disposition	Le client le voit dans l'onglet Documents de son portail
Client → cabinet	Le client dépose une pièce	Elle apparaît dans les Documents du dossier avec la mention « Déposé par le client »

Important : Un document déposé par le client est, par définition, déjà présent sur son portail. Vous n'avez donc pas à le « partager » de nouveau.

Partager un document au client

Depuis un dossier, onglet Documents :

Repérez le document du cabinet à partager.
Ouvrez le menu ⋮ (trois points) sur sa ligne.
Cliquez sur Partager au client.
Si le dossier compte plusieurs accès portail, choisissez le client concerné.

Le document devient immédiatement visible dans l'espace du client, qui reçoit un email de notification (si plusieurs documents sont partagés en une seule action au même client, un seul email regroupe les libellés). Cet envoi dépend du réglage cabinet « Notifier les clients par email » (activé par défaut) et suppose un accès portail actif avec une adresse email renseignée.

Conseil : Ne partagez que les documents utiles au client (conclusions, courriers, décisions). Les notes de travail et recherches internes n'ont pas vocation à être visibles sur le portail.

L'option Partager au client ne s'affiche que sur un document du cabinet pas encore présent sur le portail. Elle est masquée sur les pièces déposées par le client et sur les documents déjà partagés — c'est normal.

Repérer les documents partagés

Deux repères dans la vue Documents du dossier :

Badge « Partagé au client » : affiché sur chaque document mis à disposition, pour voir d'un coup d'œil ce qui est visible côté client.
Filtre « Partagés avec le client » : un bouton dans la barre de filtres n'affiche que les documents présents sur le portail (mis à disposition et pièces déposées par le client). Il se combine avec la recherche et le filtre par type.

Vous retrouvez aussi la liste complète dans l'onglet Portail du dossier, section Documents partagés : chaque ligne indique la date et l'origine (« Mis à disposition » ou « Déposé par le client »).

Retirer un document du portail

Pour qu'un document ne soit plus visible par le client :

Depuis la vue Documents : menu ⋮ du document → Ne plus partager.
Depuis l'onglet Portail : cliquez sur la croix en face du document dans la liste des documents partagés.

Le document reste dans le dossier — il est seulement retiré de l'espace client.

Important : La gestion du partage est réservée au cabinet. Un client ne peut pas retirer un document que vous avez mis à disposition. Pour une pièce déposée par le client, le retrait n'est possible que si le document est issu du cabinet ou s'il a déjà été validé par un avocat.

Demander des documents au client

Plutôt que d'attendre, vous pouvez demander des pièces précises. Le client les voit dans l'onglet Checklist de son portail (« pièces à fournir ») et les dépose au fur et à mesure.

Modèles de demandes : créez des listes de pièces réutilisables dans les Paramètres (par exemple les pièces d'un dossier type), puis appliquez-les à un dossier en un clic.
Modèle joint : vous pouvez associer un modèle de document (CERFA, formulaire) à une demande. Le client télécharge le modèle, le remplit et redépose le fichier rempli. Le modèle n'est pas recopié dans chaque dossier : seul le document rempli est stocké.
Expiration : une demande a une durée de validité (30 jours par défaut, réglable dans les Paramètres du cabinet).
Rappels automatiques : le client est relancé par email s'il n'a pas déposé la pièce (tous les 7 jours par défaut), sans intervention de votre part.

Valider ou refuser une pièce déposée

Quand un client dépose une pièce, elle arrive « à valider ». Depuis la vue Documents du dossier, sur la ligne concernée :

Valider : la pièce est acceptée. Une fois validée, elle n'encombre plus la liste « à transmettre » côté client mais reste consultable.
Refuser : indiquez un motif. Le fichier refusé est supprimé, le client est prévenu par email, et la demande repasse en « à fournir » avec le motif affiché pour qu'il redépose une nouvelle version.

Envoyer un document par email (hors portail)

Vous pouvez aussi transmettre un document par email classique, sans passer par le portail : menu ⋮ du document → Envoyer par email. Le destinataire (le client du dossier) et l'objet sont pré-remplis.

Conseil : Pour une signature ou une validation formelle, préférez l'action Validation externe (parapheur) : elle envoie au client un lien de signature dédié et sécurisé. Voir Signature externe.