Organiser vos documents en dossiers (arborescence)
En plus du classement par type, vous pouvez organiser les documents d'un dossier dans une véritable arborescence de dossiers (folders), sur plusieurs niveaux — par exemple Pièces, Correspondances, Procédure/Conclusions. Vous créez, renommez, déplacez et supprimez ces dossiers librement, et vous rangez vos fichiers par simple glisser-déposer.
Deux sens du mot « dossier » : ici, un « dossier » désigne un répertoire de rangement de documents à l'intérieur d'un dossier (affaire). Pour éviter la confusion, on parle de dossiers de documents et de sous-dossiers.
Choisir votre vue
Dans l'onglet Documents d'un dossier, un sélecteur en haut propose trois vues, et votre choix est mémorisé :
- Liste — tous les documents à plat, regroupés par type.
- Par type — les documents regroupés dans des sections repliables, une par type de document.
- Arborescence — l'explorateur en arbre de dossiers de documents, décrit sur cette page.
L'explorateur en arbre
En vue Arborescence, vous naviguez comme dans un explorateur de fichiers :
- un fil d'Ariane en haut indique où vous vous trouvez (racine du dossier → sous-dossiers) ;
- les dossiers de documents sont dépliables ;
- les documents s'affichent avec leur nom et un badge de type.
Créer un dossier
- Placez-vous à l'endroit voulu (racine ou dans un sous-dossier).
- Cliquez sur Nouveau dossier.
- Saisissez un Nom du dossier (ex.
Pièces,Correspondances). - Cliquez sur Créer.
Renommer un dossier
Sélectionnez le dossier, cliquez sur Renommer, saisissez le nouveau nom, puis Renommer.
Déplacer un dossier
Cliquez sur Déplacer (ou Déplacer vers… dans le menu du dossier), puis choisissez le dossier de destination (ou Racine du dossier pour le remonter tout en haut). Le sous-arbre complet suit.
Supprimer un dossier
Cliquez sur Supprimer. Une confirmation précise ce qu'il advient du contenu :
Le contenu du dossier (sous-dossiers et documents) est remonté au dossier parent — aucun document n'est supprimé. Seul le dossier lui-même disparaît.
Important : Supprimer un dossier de documents ne supprime jamais vos fichiers. Ils sont simplement rebranchés sur le dossier parent (ou la racine).
Ranger un document (glisser-déposer)
Faites glisser un document et déposez-le sur un sous-dossier, sur un nœud du fil d'Ariane, ou sur la racine du dossier. Le document est déplacé instantanément.
Le type de document devient une étiquette
L'arborescence ne remplace pas les types de documents : elle vient en plus. Le type ne définit plus la structure, il devient une étiquette transversale qui reste affichée sur chaque document (badge) et sert de filtre.
- Dans la barre de filtres, le choix Tous affiche tout ; chaque type est un filtre.
- Le filtre par type est transversal : il retrouve « tous les documents de type X » à travers toute l'arborescence, quel que soit le dossier où ils sont rangés.
- Le filtre Partagés avec le client et la recherche se combinent avec le type.
Voir Types et étiquettes pour le détail du classement par type.
Une arborescence prédéfinie par type de dossier
Vous pouvez définir, pour chaque type de dossier, une arborescence de rangement créée automatiquement à l'ouverture d'un nouveau dossier — comme les tâches types.
Dans Paramètres → Modèles de dossier, à côté des tâches, une section Arborescence de documents (optionnel) :
Dossiers documentaires créés automatiquement à l'ouverture d'un dossier de ce type. Modifiables ensuite dans chaque dossier.
- Cliquez sur Ajouter un dossier pour ajouter un répertoire racine (ex.
Pièces,Procédure). - Sur chaque nœud, Ajouter un sous-dossier pour construire l'arbre en profondeur (plusieurs niveaux).
- Renommez ou supprimez les nœuds, puis Enregistrez le modèle.
À la création d'un dossier de ce type, l'arbre est matérialisé automatiquement. Ce n'est qu'un point de départ : les dossiers de documents restent ensuite librement modifiables dans chaque affaire.
Voir aussi Modèles de dossier.
Documents existants : rien ne change
L'arborescence est rétro-compatible. Vos documents actuels restent à la racine du dossier et continuent d'être regroupés par type tant que vous ne les rangez pas. Rien n'est déplacé ni cassé : vous adoptez l'arborescence à votre rythme.
Reflet dans votre espace de stockage
Quand vous organisez vos documents depuis SmartAvocat (création de dossiers, déplacements, glisser-déposer), l'organisation se reflète dans votre drive : les fichiers sont physiquement rangés dans l'arborescence correspondante chez votre fournisseur de stockage.
Bon à savoir : À l'inverse, le suivi des déplacements que vous feriez directement dans le drive (en dehors de SmartAvocat) dépend de votre fournisseur : fiable avec Google Drive et Microsoft (OneDrive/SharePoint), limité en WebDAV (NextCloud, pCloud, générique). Pour un rangement toujours cohérent, organisez de préférence vos documents depuis SmartAvocat.