Signer un document depuis votre espace client

Votre avocat peut vous demander de signer un document — le plus souvent une convention d'honoraires — directement depuis votre espace client. Tout se passe au même endroit : vous recevez un seul email, vous consultez le document, vous le signez après un code de vérification, et, si une facture y est liée, vous savez à l'avance ce que vous aurez à régler.

Cette page décrit le parcours côté client. Elle est utile pour vos propres clients : n'hésitez pas à la leur transmettre.

En bref

  1. Vous recevez un email unique de la part du cabinet.
  2. Vous accédez à votre espace client (portail).
  3. Vous ouvrez l'onglet Signatures et consultez le document à signer.
  4. Vous demandez un code de vérification reçu par email (OTP).
  5. Vous signez (ou vous refusez).
  6. Si une facture était liée, elle devient une vraie facture à régler dans le délai annoncé.

1. L'email d'invitation

Le cabinet vous envoie un seul email qui centralise tout : le document à signer et, éventuellement, les pièces jointes et la facture associée. Plus besoin de jongler entre plusieurs liens.

L'email contient un lien vers votre espace client. Cliquez dessus pour commencer.

Note : Selon le choix du cabinet, la demande peut arriver via votre espace client (portail) ou via un lien simple de signature. Le principe (consultation, code de vérification, signature) est identique dans les deux cas.

2. Accéder à l'espace client

L'accès se fait sans mot de passe. Vous saisissez votre adresse email, un code à 6 chiffres vous est envoyé, et vous entrez ce code pour ouvrir votre espace. Voir Accès client par OTP.

3. Le document à signer

Dans l'onglet Signatures (« Documents à signer »), vous retrouvez chaque document que votre avocat vous demande de signer :

  • le nom du document et qui l'a demandé ;
  • une date limite éventuelle ;
  • le bouton Voir pour consulter le document en entier avant de vous engager ;
  • un éventuel message de votre avocat.

Si une facture est liée (proforma)

Quand une facture conditionnelle (proforma) est liée à la signature, un encadré vous prévient clairement, par exemple :

Si vous signez, une facture de X € (proforma N°…) sera à régler sous Y jours (ou à réception).

Vous savez donc avant de signer ce que la signature déclenche. Tant que vous n'avez pas signé, aucune facture n'est émise. Si vous refusez ou laissez expirer la demande, aucune facture n'est créée.

4. Le code de vérification (OTP)

Pour signer, une vérification de sécurité est obligatoire — c'est ce qui donne à votre signature sa valeur :

  1. Cliquez sur Signer ce document.
  2. Tracez votre signature dans la zone prévue.
  3. Dans l'encadré Vérification de sécurité, cliquez sur Recevoir le code par email.
  4. Un code à 6 chiffres vous est envoyé. Saisissez-le.
  5. Cliquez sur Signer.

Important : Ce code de vérification est distinct du code de connexion à votre espace. Il confirme, au moment précis de la signature, que c'est bien vous qui signez.

5. Signer ou refuser

  • Signer : une fois la signature tracée et le code saisi, validez avec Signer. Le document signé est enregistré et votre avocat est averti.
  • Refuser : si vous ne souhaitez pas signer, cliquez sur Refuser. Le cabinet en est informé et pourra vous recontacter.

6. Ce qui se passe après la signature

Dès que vous avez signé :

  • les pièces prévues « après signature » (documents complémentaires) sont mises à disposition dans votre espace ;
  • si une facture conditionnelle était liée, elle devient une vraie facture, avec le délai de règlement annoncé, et apparaît dans l'onglet Factures de votre espace.

Conseil : La signature électronique via SmartAvocat est une signature simple (au sens du règlement eIDAS). Pour les actes nécessitant une signature avancée ou qualifiée (vente immobilière, certains actes notariés), le cabinet utilise un prestataire de signature qualifié.

Voir aussi

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